Учет ремонта используют как программу автоматизации в службах, предоставляющих услуги по ремонту бытовой техники, электроники и пр. Клиента, впервые обратившегося за помощью, сразу же добавляют в клиентскую базу, указывая его персональные и контактные данные. Если клиент является юридическим лицом, то может быть сразу же автоматически составлен договор на обслуживание техники. Для ввода данных клиента используют специальную электронную форму – окно с заранее подготовленными опциями под конкретные сведения, многие из которых заданы заранее списком-подсказкой для ускорения процедуры регистрации, реально занимающей секунды.
Когда от клиента поступает заказ, оформляют в другом окне заказ-наряд, состоящий из трех полей: в первом указывают описание проблемы в работе техники, во втором добавляют клиента из базы – в один клик, осуществляя поиск по первым буквам наименования, в третьем – дают краткое описание техники (тип, бренд, модель) и размещают ее фотографию, полученную с веб-камеры.
Все заказ-наряды сохраняются в системе и составляют огромный массив данных по каждому клиенту, мастеру, производившему работы, по технике и пр. Любой из них можно найти по любому из названных выше критериев, а также по дате приема или выдачи заказа. База клиентов сохраняет все документы, когда-либо выдаваемые им при оформлении или сдаче заказа, в том числе договоры. Если вы занимаетесь, к примеру, ремонтом одежды, то вам потребуется учет ателье, и здесь программа УСУ также будет полезна.
В программе настроена калькуляция всех производимых службой ремонта операций и работ, также указаны цены на запчасти, детали, двигатели, шланги и пр., что может потребоваться при ремонте.
При оформлении заказ-наряда система самостоятельно рассчитает стоимость работ вкупе с теми материалами, которые будут использоваться при их проведении. При этом в счете на оплату будут указаны все позиции с собственными ценами, согласно прайс-листу службы ремонта. Благодаря калькуляции, при оплате заказов со складского учета будут автоматически списываться изделия, указанные в квитанции. Если служба ремонта использует сканер штрихкода, то распознавание товара будет проходить через штрихкод, если же его нет, то выбором мышки из товарной базы.
Штрихкод удобен еще не только тем, что ускоряет операции выбора, но и операцией поиска детали на складе, где каждой ячейке хранения также присваивают штрихкод, указываемый в базе товара.
Программа совместима с другим складским оборудованием, что значительно упрощает ведение складского учета, например, электронные весы, терминал сбора данных, принтер для этикеток и др. ТСД незаменим при организации ревизий и инвентаризации, которые могут регулярно случаться.
Следует отметить, что система поддерживает взаимодействие с клиентами, отправляя им различные сообщения по разным поводам и в разных режимах, массовом и индивидуальном, применяя для этого такие виды электронной связи, как sms и e-mail, и используя встроенные шаблоны текстов.